Wohnungseigentumsverwaltung
(WEG-Verwaltung)
Unser Leistungskatalog im Einzelnen
Die Aufgaben einer ordentlichen Wohnungseigentumsverwaltung (auch WEG-Verwaltung genannt) sind vielseitig und umfangreich. Deshalb möchten wir Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten Bereiche der WEG-Verwaltung bieten.
Für eine gute und langfristig funktionierende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bedarf es vor allem der Kompetenz, Zuverlässigkeit und Erfahrung des Verwalters bei der Erfüllung aller routinemäßigen Pflichten sowie in der Erledigung spontan anfallender Aufgaben. Das gute Funktionieren wird außerdem von dem Verhältnis zwischen den Mitgliedern der Gemeinschaft beeinflusst und ebenso durch das Vertrauen der Gemeinschaft in ihren Verwalter begünstigt.
Für eine gute Gemeinschaft
Eine gute Eigentümergemeinschaft zeichnet sich durch das gute Gelingen in Vermittlungs- und Einigungsprozessen aus. Im Laufe der Jahre werden viele Entscheidungen von der Gemeinschaft zu tragen sein. In diesen Prozessen kommt dem WEG-Verwalter eine wichtige Rolle zu.
Transparenz fördert gegenseitiges Vertrauen. In diesem Sinne möchten wir Sie und Ihre Miteigentümer mit der nachfolgenden Übersicht bei der Vorbereitung Ihrer Fragen unterstützen und Ihnen verschiedene Fachbegriffe nennen, die mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums regelmäßig verbunden sind. Für Erläuterung zu einzelnen Aufgaben steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung.
1 Es beginnt mit der Verwaltungsübernahme
- Einrichtung eines Treuhandkontos auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Übernahme oder Neuanlage des Rücklagenkontos
- Übernahme und Kontrolle der Haus- und Eigentümerunterlagen
- Erfassung der Stammdaten Einrichtung von Eigentümerkonten
- Überprüfung der Bankbestände
- Überprüfung der Salden aller Eigentümerkonten
- Benachrichtigung aller Wohnungseigentümer, Behörden, Institutionen, Wartungsfirmen u. a. über die erfolgte Verwaltungsübernahme
- Objektbesichtigung zur detaillierten Objektaufnahme
2 Kaufmännische Verwaltung
- Einzug der monatlichen Sollstellung
- Einzug der Hausgelder
- Prüfung der pünktlichen Hausgeldzahlungen
- Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung für den Wärmemessdienst sowie Abrechnung der Kosten mit den Wohnungseigentümern
- Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnung
- Vorbereitung und Durchführung der Rechnungsprüfung
- Ausweis der haushaltsnahen Dienstleistungen gemäß § 35a EStG
- Erstellung des Wirtschaftsplans und der Einzelwirtschaftspläne
- Ansammlung der Instandhaltungsrücklage sowie deren zinsgünstige Anlage
- Mahnwesen beim Zahlungsverzug von Hausgeldern
- Führung von Lohnkonten und Anfertigung der Lohnabrechnungen für geringfügig Beschäftigte
- Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge für geringfügig Beschäftigte
- Überprüfung und pünktliche Bezahlung aller das Objekt betreffenden Bewirtschaftungskosten und Annuitäten
- Erfassung aller Zahlungsvorgänge und Sammlung der Originalbelege
- Berechnung, Anforderung und Verbuchung beschlossener Sonderumlagen
3 Technische Verwaltung
- Regelmäßige Überwachung des Objektes auf seinen Zustand, ggf. unter Hinzuziehung von technischen Fachleuten
- Feststellung des Reparaturbedarfs
- Beauftragung notwendiger Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen inkl. Erfassung aller notwendigen Maßnahmen, Preisanfragen/Ausschreibugen, Erstellung von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe im vereinbarten finanziellen Rahmen
- Überwachung, Prüfung und Abnahme von Handwerkerarbeiten
- Überprüfung von Handwerkerrechnungen
- Überwachung von Gewährleistungsfristen
- Abwicklung von Gewährleistungsbürgschaften
- Abschluss aller notwendigen Verträge für die Hausversorgung und die Haustechnik
- Dokumentation und Überwachung der Einhaltung von Wartungsverträgen
- Beauftragung von Architekten, Gutachtern etc. im erforderlichen Umfang
- Aufstellung periodischer Instandhaltungs- und Instandsetzungspläne in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat
- Aushang und Pflege einer Liste mit Firmen-Notruf-Nummern im Treppenhaus
- Notfall-Rufnummern bei technischen Störungen außerhalb der Geschäftszeiten
- Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
4 Allgemeine Verwaltung
- Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung
- Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlungen
- Erstellung eines Protokolls über die Wohnungseigentümerversammlungen mit Versand an die Wohnungseigentümer
- Führung der Beschlusssammlung gemäß § 24 Abs. 7 WEG
- Durchführung der gefassten Beschlüsse
- Einberufung, Durchführung und Protokollierung von Verwaltungsbeiratssitzungen
- Vornahme notwendiger Objekt- und Wohnungsbesichtigungen aus konkretem Anlass
- Überprüfung des Versicherungsbestandes
- Abschluss und ggf. Umstellung von Versicherungen
- Abwicklung von Versicherungsschäden
- Veranlassung gerichtlicher Maßnahmen bei Hausgeldrückständen
- Beauftragung von Anwälten
- Einstellung, Überwachung und Entlassung von Hilfspersonal (Hausmeister und Reinigungskräfte)
- Bestellung von Gebrauchsgegenständen und Geräten, die für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und die Ausstattung des Hausmeisters, Reinigungspersonals und dgl. erforderlich ist
- Sammlung und Aufbewahrung aller Schriftstücke innerhalb der gesetzlichen Fristen
- Bearbeiten von Beschwerden bei Verstößen gegen die allgemeine Hausordnung
- Organisation und Beauftragung entsprechender Fachleute zur Ausstellung von Energieausweisen
- Vertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Behörden, Gerichten etc.
- Veranlassen von Rundschreiben und Aushängen an Mieter und Eigentümer
- Gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Gerichten etc.
- Geltendmachung von Ansprüchen der Gemeinschaft gegen Dritten sowie gegenüber einzelnen Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft
- Kontakthaltung mit dem Verwaltungsbeirat
- Durchführung der Belegprüfung mit dem Beirat
- Wahrnehmung aller Rechte und Pflichten gegenüber Behörden, Versorgungsunternehmen, Handwerkern und Lieferanten
- Abgeben einer Zustimmungserklärung im Namen der Eigentümer beim Verkauf eines Wohnungseigentums vor dem Notar
- Abschluss einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung und Aufrechterhaltung währen der gesamten Vertragslaufzeit
5 Besondere Verwaltungsaufgaben
- Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Ausführung besonderer behördlicher Auflagen
- Erstellung/Wiederherstellung und Beschaffung von Verwaltungsunterlagen
- Zustimmungserklärung bei Veräußerung des Wohnungseigentums soweit dies die Teilungserklärung vorsieht
- Betreuung, Überwachung und Finanzierung von Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen und größeren Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
- Auf Wunsch werden auch weitere individuell zu vereinbarende Zusatzleistungen übernommen